SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y ACTIVOS FIJOS
Con el propósito de fortalecer las actividades de nuestros clientes en el registro, control, administración, baja y verificación de los activos Propiedad, Planta y Equipo, Activos Fijos, así como de los bienes de control; la empresa ha desarrollado un sistema informático (Software) basado en tecnología WEB que es una plataforma que permite el acceso a través de una intranet o internet.
Basados en la amplia experiencia en la administración y control de Activos Fijos y Activos Propiedad, Planta y Equipo de la industria petrolera el Software ha sido diseñado con sistemas de codificación (CAF Y LOCACION O UBICACION) basados en áreas y facilidades con el fin de facilitar el control y el inventario (por locaciones) de todos los activos y bienes de control de las empresas; aunque el software fue diseñado específicamente para la industria petrolera, esto no implica que el software no sea funcional y de mucha utilidad para las diferentes industrias existentes en la actualidad.
Como se menciono el éxito de la administración y control de activos radica en un adecuado manejo de los mismos con información exacta, detallada y oportuna, el Software de Administración y Control de Activos Propiedad, Planta y Equipo provee esta información basado en los diferentes tipos de consultas y reportes.
El sistema está formado por 6 módulos que me permiten llevar un control adecuado en una forma sencilla y segura, para lo cual cuenta con los siguientes módulos:
- MODULO DE USUARIOS: el módulo de usuarios me permite administrar los diferentes tipos de usuarios, cuenta con niveles de seguridad con sus respectivos permisos y atribuciones de cada usuario, se maneja 4 tipos de usuarios:
- Usuario Administrador:este usuario puede crear, modificar o eliminar otras cuentas de usuario, no así realizar ningún tipo de mantenimiento en los ítems de activos, ni realizar consultas ni reportes, además es el encargado de administrar empresas y asignar los usuarios a dichas empresas.
- Usuario de Mantenimiento: este tipo de usuario tiene permisos para poder realizar cambios en las bases de datos de los ítems de activos (solo de las empresas que tenga permisos), el usuario de mantenimiento puede realizar modificaciones en un ítem, transferencias de activos, bajas de activos, cualquier tipo de consultas o reportes.
- Usuario de Consultas y Reportes: el software permite la creación de un tipo de usuario que puede realizar consultas y reportes de las empresas que se le asignen permisos, no puede realizar ningún cambio en la base de datos.
- Usuario de Consultas y Reportes General: este tipo de usuario podrá realizar cualquier tipo de consulta o reporte de todas las empresas, al igual que el usuario Consultas y Reportes no podrá realizar ningún tipo de modificación a la base de datos.
- MODULO DE EMPRESAS: este modulo permite administrar las diferentes empresas que se desea llevar el control de los activos LPP&E, Activos Fijos, en este módulo se puede crear, modificar y eliminar empresas, así como asignar los usuarios a las empresas creadas, es lógico que primero se debe crear el usuario y luego la empresa, además en este modulo permite modificar los usuarios de las empresa, eliminar los usuarios de las empresa, solo el usuario administrador podrá realizar estas acciones, en resumen en este modulo se realiza las siguientes acciones:
- • Crear una nueva empresa
- • Modificar una empresa
- • Eliminar una empresa
- • Asignar usuarios a determinada empresa
- • Modificar usuarios de determinada empresa
- • Eliminar usuarios de determinada empresa
- AMORTIZACIONES Y DEPRECIACIONES
- MODULO DATOS: en este módulo se puede realizar cualquier tipo de modificación en los datos de los ítems, de las empresas que el usuario tenga permisos, además en este módulo se puede realizar las transferencias de los activos entre las diferentes locaciones (ubicaciones) dentro de la misma empresa, y bajas de los activos.
- 4.1. Locación permite administrar (crear, modificar y eliminar) las diferentes locaciones (ubicaciones) donde se encuentra un activo de la empresa seleccionada, así también me permite administrar cada uno de los componentes del código de locación:
- DI: Distrito.
- AR: Área.
- PR: Cuenta Primaria.
- FACI: Facilidad.
- SB: Subcuenta.
- 4.2. Descripción: permite administrar (crear, modificar y eliminar) las descripciones generales (Descripción1) que maneje determinada empresa.
- 4.3. Proyectos: permite administrar los diferentes proyectos (crear, modificar y eliminar) (AFE’s, estimativos, cualquier otro nombre con los que se describa a la inversión especifica) Ejemplo: Planta de tratamiento de agua de formación, Línea de transferencia Sacha norte Sacha Central, Planta de generación Eléctrica, etc. a un proyecto están relacionados todos los ítems de activos adquiridos con dicho proyecto.
- 4.4. Proveedores: permite administrar (crear, modificar y eliminar) los diferentes proveedores a los que se ha adquirido los bienes de una empresa especifica.
- 4.5. Subcuenta: permite administrar las subcuentas con sus porcentajes de depreciación en caso de ser necesario.
- • Ítem: permite administrar los ítems de una determinada empresa (crear (subir), modificar y eliminar, dar de baja), los campos que se maneja en ítem son: CODIGO DNH, CODIGO EMPRESA, PLACA, UBICACIÓN, PROYECTO/AF, ENTREGA (AÑO DE ENTREGA), CANTIDAD, UNIDAD, DESCRIPCION1, DESCRIPCION2, MARCA, MODELO, SERIE, FECHA, VALOR HISTORICO, PROVEEDOR, NUMERO DE DOCUMENTO(FACTURA), CUENTA CONTABLE, DEPRECIACIÓN/AMORTIZACION ACUMULADA, VALOR RESIDUAL(VALOR ACTUAL), si es necesidad de la empresa cliente se puede agregar más campos de información a ítem.
- 4.6. Transferencias de activos: permite realizar transferencias de un determinado activo entre las diferentes locaciones (ubicaciones) de la empresa seleccionada, tiene campos para fecha de transferencia, documento respaldo de la transferencia y observaciones de la transferencia.
- 4.7. Baja de un Activo: permite dar de baja los activos de una determinada empresa, está en el formulario de ítem incluido, me permite ingresar información adicional de la baja como fecha de baja, documento de baja y observaciones de la baja.
- CONSULTAS: permite realizar diferentes tipos de consultas, y a la vez cada tipo de consulta lo puede imprimir a través de un reporte, tenemos los siguientes sub módulos:
- 5.1. Ítem: permite consultar un ítem o un grupo determinado de ítems de la empresa que se seleccionó antes de iniciar la sesión, podemos realizar consultas de ítem por:
- • Caf
- • Serie
- • Descripción
- • Locación
- • Proyecto (muestra todos los ítems adquiridos con determinado proyecto)
- • Dados de baja
- 5.2. Transferencias ítems: muestra todo el historial de transferencias que ha tenido un determinado ítem.
- 5.3. Transferencias fecha: muestra todas las transferencias que han sido realizadas entre un rango de fechas, Fecha inicial y Fecha final.
- 5.4. Locación: me permite consultar los ítems de determinadas locaciones de la empresa o por cada uno de los 4 campos del código de locación (DI,AR,PR,FACI)
- 5.1. Ítem: permite consultar un ítem o un grupo determinado de ítems de la empresa que se seleccionó antes de iniciar la sesión, podemos realizar consultas de ítem por:
- REPORTES: permite imprimir el LPP&E de toda la empresa, o de todas las empresas si tiene el permiso de consultas y reportes generales.
El sistema administra la depreciación de la cuenta de activos fijos (muebles y enseres) y la amortización de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo, tiene tres tipos de amortización basados en las formulas de la ley de hidrocarburos.
Para tener acceso a este módulo debe seleccionar la empresa en la que desea trabajar y tener los permisos suficientes para acceder a los sub módulos de Datos que detallamos a continuación:
VENTAJAS ADICIONALES DE SOFTWARE
Permite manejar diferentes empresas.