METODOLOGÍA ELABORACIÓN DEL LIBRO PROPIEDAD, PLANTA & EQUIPO
A continuación se describe brevemente la metodología utilizada para el desarrollo del Libro Propiedad, Planta & Equipo (LPP&E) que básicamente consiste en la conciliación contable de los activos con las instalaciones de la empresa.
1. Diagnóstico
En el diagnostico se realiza una visita a las diferentes instalaciones de la empresa para tener una idea clara del alcance del trabajo, en este punto se debe conocer además si es el caso el monto de las inversiones, el número de proyectos. Se debe realizar un análisis breve del sistema contable, así como del sistema de archivos en caso de tener que realizar la búsqueda de facturas. Con el diagnostico es posible realizar las estimaciones pertinentes del tiempo, el número de personas necesarias para realizar el trabajo y los presupuestos para la elaboración de la respectiva oferta.
2. Capacitación
En este punto la empresa capacitará al personal de QSPPE en el manejo del sistema contable, además facilitará toda la información necesaria para el inicio del trabajo. El diagnóstico consiste en lo siguiente:
3. Recopilación de Información
La información que se recopilará para la elaboración del Libro Propiedad, Planta & Equipo será:
4. Preparar carpetas de los Proyectos
Las actividades que se realizaran para preparar las carpetas para el análisis de la información es:
5. Análisis de la información como: facturas, egresos de bodega, contratos, etc.n
Inmediatamente se procede a realizar el análisis de la información para obtener los cierres parciales de las cuentas de inversiones así como también de la cuenta muebles, enseres y equipo de cómputo. En muchos casos la información de las facturas no es suficiente y no se especifica los equipos o trabajos por los que se facturaron. En dichos casos se recurre a solicitar información adicional a las facturas como contratos, certificaciones, órdenes de compra, ofertas, planos, o cualquier información que sea útil para el análisis. Toda esta información se adjunta a las facturas.
Tipos de Análisis:
El análisis se realiza de diferente manera de acuerdo al tipo de proyecto o inversión, es decir, no es lo mismo analizar la perforación de un pozo, que un proyecto de facilidades.
En pozos se tiene que analizar, identificar y separar:
- Los costos de perforación (I.D.C: Costos Intangibles de Perforación) que son todos los servicios, materiales y equipos consumibles que se utilizan para la perforación del pozo.
- Equipos y sus costos de instalación (T.W.I: Inversión Tangible del Pozo), pues en el Libro Propiedad, Planta & Equipo se registra solamente el equipo de revestimiento y completación.
En el análisis de los proyectos de facilidades de producción se analiza:
- Equipos con costos unitarios.
- Costos de Instalación.
6. Ingreso de facturas codificadas a un sistema informático.
En el análisis de la información, se separan los equipos de los materiales o servicios que han sido registrados en las cuentas contables. Esta información es ingresada en un sistema informático (de uso interno de QSPPE), el mismo que nos permite clasificar la información en los diferentes tipos de equipos con sus respectivos costos de instalación (materiales, mano de obra y accesorios), y cuyo reporte se adjunta a la información entregada en las carpetas de soportes.
7. Cierre contable de los Proyectos, AF o Estimativos.
Finalmente se procede a cerrar las inversiones o proyectos, previa la confirmación que dichos proyectos no tengan pendientes registros contables. Para tal efecto, se elabora un listado de equipos, costos de instalación e intangibles cargados al proyecto, y cuyos valores están cuadrados con los valores que indica la contabilidad de la empresa.
8. Verificación física y conciliación
Una vez terminado el análisis de las facturas y el cierre parcial de todos los proyectos de inversión, se procede a realizar el inventario de todos los equipos en el Bloque 18 que se considera podrían formar parte del Libro Propiedad, Planta & Equipo, para luego realizar la conciliación entre el inventario versus la contabilidad. Es importante mencionar que muchos equipos considerados en el inventario no forman parte del LPP&E, las razones pueden ser:
9. Codificación de los elementos del Libro PP&E (CIERRE FINAL)
El siguiente paso es codificar cada uno de los elementos que cumplan las condiciones y forman parte de Libro Propiedad, Planta & Equipo. Se codifica el CAF, el código de ubicación o Locación y el código de subcuenta.
- DI: Distrito.
- AR: Área.
- PR: Cuenta Primaria.
- FACI: Facilidad.
EJEMPLOS:
10. Informes
Una vez finalizado el cierre de JOB’s y la codificación e ingreso a la base de datos del LPP&E, se procede a colocar las etiquetas en los activos que ameritan identificación. No se coloca etiquetas en: obras civiles, postes, casetas, válvulas de bola, válvulas de mariposa, válvulas de retención (Check) y Mirillas. De igual forma no se coloca etiquetas en activos que no son accesibles por su ubicación, o por las características propias del activo.
11. Colocación de placas
Durante el desarrollo del trabajo presenta un informe mensual con el respectivo avance y las novedades encontradas durante el mismo.
12. Productos entregables
El principal producto que se entrega es el Libro Propiedad, Planta & Equipo, el cual cumple con los requerimientos de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero y se acopla a los requerimientos y necesidades de la empresa. Es importante mencionar que el LPP&E entregado mantiene los mismos formatos del LPP&E que manejaba en su momento la compañía TEXACO, y que posteriormente fue adoptado por la empresa estatal PETROPRODUCCION.
Adicionalmente se entrega: